Administración y custodia de documentos

Recursos Humanos

Los archivos no deberían representar una dificultad para la empresa, sino una fuente de información valiosa. Para ello, Archidoc cuenta con un equipo especializado en logística y gestión documental, que colabora con sus clientes en la optimización de espacios, el control de inventarios y la logística documental. En Archidoc, toda la documentación se encuentra correctamente inventariada, organizada y disponible cuando el cliente la necesite.

Proceso Logístico

Acondicionamiento de los Documentos

Los documentos se acondicionan en cajas suministradas por Archidoc. El llenado puede realizarlo el cliente o personal especializado de Archidoc, sin costo adicional. En este último caso, nuestro equipo trabajará siguiendo los criterios y directivas establecidos por la empresa, brindando asesoramiento cuando sea requerido.

Control de Vencimientos y Destrucción de la Documentación

Archidoc registra en su sistema las fechas en que la documentación puede ser desechada y comunica al cliente cuando llega el vencimiento. A partir de allí, pueden tomarse dos acciones:

Devolución de la caja al cliente.
Destrucción del contenido, previa autorización del cliente.

Consultas

Contamos con varias modalidades de consulta y un sistema flexible que se adapta a las necesidades de cada cliente. Todas las solicitudes se responden, como máximo, al mediodía del día siguiente, sin cargo adicional ni límite en la cantidad. Para casos urgentes, disponemos de los medios necesarios para entregar las cajas en el tiempo que implica retirarlas de estantería y trasladarlas al domicilio del cliente.

Cajas

Ofrecemos tres opciones:

Cajas de cartonplast.
Cajas de cartón corrugado Medidas de ambas cajas: 45 x 31 x 29 cms. Medidas interiores.
Cajas con tapas telescópica 39x25x35 medidas interiores

Software

Archidoc provee, de forma opcional y sin cargo, un software propio para confeccionar y mantener el inventario del contenido de las cajas.

Beneficios

Información precisa y ordenada, sin que el cliente deba gestionar su archivo ni destinar espacio físico.
Consultas simples: basta con revisar el inventario y comunicarse con Archidoc.
Eliminación de documentos en el momento exacto, indicada por Archidoc.
Un archivo organizado que no se desordena nunca.

En definitiva, el usuario elimina su archivo física y mentalmente, aun cuando lo tiene siempre a disposición para cuando lo necesite.